Se você trabalha com contabilidade, já viveu essa situação: o prazo do SPED está chegando, você precisa dos XMLs do cliente e ele simplesmente não envia. Cobra uma, duas, três vezes… nada. O cliente não entende a importância, não sabe onde estão os arquivos, ou o sistema dele não guarda os XMLs corretamente.
Esse é um dos maiores gargalos operacionais dos escritórios contábeis, e a boa notícia é que existem formas de resolver isso sem depender da boa vontade do cliente.
Por que o cliente não envia os XMLs?
Na maioria dos casos, não é má vontade. Os motivos mais comuns são:
- O cliente não sabe o que é um XML e confunde com o DANFE
- O sistema ERP dele não armazena os XMLs de entrada (apenas os de saída)
- O cliente é desorganizado e não tem rotina de envio de documentos
- A empresa simplesmente não tem uma pessoa dedicada ao fiscal
Solução 1: Eduque o cliente
Crie um material simples (um PDF de uma página ou um vídeo curto) explicando ao cliente o que são XMLs, por que eles são obrigatórios e como ele pode extraí-los do sistema. Muitos clientes colaboram quando entendem a importância.
Solução 2: Peça o certificado digital A1 do cliente
Com o certificado A1 do cliente e as chaves de acesso (ou usando o serviço de Distribuição de DFe), o próprio escritório pode baixar os XMLs diretamente da SEFAZ, sem depender do cliente. Essa é a abordagem mais profissional e eficiente.
Solução 3: Contrate um serviço de recuperação
Serviços como o GetXML permitem que o escritório contábil terceirize completamente a recuperação de XMLs. Basta enviar o certificado A1 e as chaves de acesso, e os XMLs são entregues organizados e prontos para importação. Para escritórios com muitos clientes, isso economiza dezenas de horas por mês.
Solução 4: Implemente um fluxo automático
Existem sistemas que monitoram automaticamente as NFes emitidas contra o CNPJ dos seus clientes e baixam os XMLs periodicamente. Se o seu escritório atende muitas empresas, vale investir nessa automação. Enquanto o sistema não está em funcionamento, um serviço de recuperação sob demanda cobre o período de transição.
Monte um processo no seu escritório
O ideal é padronizar o fluxo de recebimento de XMLs para todos os clientes. Defina claramente quem é responsável pelo envio, qual o prazo, qual o canal (e-mail, pasta compartilhada, sistema), e o que acontece quando o prazo não é cumprido. Documente tudo em contrato de prestação de serviços.
Sou contador e quero agilizar meu trabalho